Descripción
Ha entrado en vigencia la nueva normativa de la Dirección del trabajo (ORD. N°2927/58), destinada a actualizar los requerimientos que deben cumplir los empleadores y los sistemas de control de asistencia computacionales. Debido a esto, Workera ha implementado una serie de nuevas funcionalidades que le permiten cumplir con las exigencias estipuladas en la normativa mencionada anteriormente. A continuación, se describen las nuevas características y comportamientos de Workera.
Aspectos generales
1) Workera permite a los trabajadores acceder a la información del sistema a través de una cuenta personal. De esta forma pueden visualizar información relativa a sus registros de asistencia, incidencias, justificaciones, solicitudes y más. Para acceder a esta funcionalidad, el trabajador debe ingresar al Portal del Trabajador - Workera.
2) En forma oficial, Workera y su base de conocimiento se encuentra en idioma español.
3) Todos los trabajadores deben tener su correo electrónico personal registrado. En ninguna circunstancia debe registrar un correo electrónico corporativo (requerimiento 3.8 5 en ORD. N°2927/58).
4) Tal como indica la normativa, los comprobantes de marcación de cada trabajador son enviados a su correo electrónico personal. Además, pueden ser visualizados desde el Portal del Trabajador - Workera. Finalmente, se agrega información adicional solicitada por la Dirección del Trabajo: empresa mandante (si se trata de trabajador de servicios transitorios o subcontratado), y si el trabajador se encuentra afecto a un sistema excepcional de distribución de jornada de trabajo y descansos (requerimiento 2.5 en ORD. N°2927/58).
5) Los funcionarios fiscalizadores de la Dirección del Trabajo pueden acceder directamente a la información de la Compañía y reportes especiales mediante el Portal del Fiscalizador (requerimiento 2.9.6 en ORD. N°2927/58).
6) Los reportes propios del Fiscalizador de la Dirección del Trabajo (Reportes DT) pueden ser visualizados por los usuarios de la plataforma Workera, y desde el Portal del Trabajador. Estos pueden ser exportados a PDF, XLS y DOCX (requerimiento 2.9.7 en ORD. N°2927/58).
7) Workera dispone de un acceso para Empresas de Sub-contratación o Empresas de Servicios Transitorios. Esto con el fin de que éstas puedan ver la información de trabajadores asignados, asistencia y generar reportes (requerimiento 2.9.6.4-d en ORD. N°2927/58).
Aspectos técnicos de los sistemas
1) Los registros de asistencia de Workera tienen asociado un valor o código Hash que permite validar la integridad de las marcaciones (requerimiento 2.2.1 en ORD. N°2927/58).
2) Siempre alineados con los requerimientos de la Dirección del trabajo, toda la información contenida en los comprobantes de marcación es consistente con la que se encuentra almacenada en la base de datos (requerimiento 2.5 en ORD. N°2927/58).
3) Todas las notificaciones enviadas mediante correos electrónicos se realizan de forma automática a través de cuentas de correo no nominativas (requerimiento 2.4.5 en ORD. N°2927/58).
4) El sistema envía alertas por falta de marcación luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que se debió realizar la marcación. Estas incluyen alerta de entrada, salida y descanso (sólo si el descanso no se encuentra configurado como automático). La alerta se envía mediante correo electrónico (personal) al trabajador afectado, y un listado de alertas a los usuarios del sistema (según los permisos de cada usuario). Las alertas enviadas a los usuarios pueden ser deshabilitadas opcionalmente (requerimiento 3.13 en ORD. N°2927/58). Estas alertas son automáticas y diferentes a las alertas configurables de Workera.
5) El sistema envía alertas por atraso, salida anticipada o sobretiempo al finalizar la jornada. Las alertas se envían mediante correo electrónico al trabajador afectado (requerimiento 3.9.4-g en ORD. N°2927/58). Estas alertas son automáticas y diferentes a las alertas configurables de Workera.
6) Diariamente se envía un reporte a los usuarios Administradores con toda la información correspondiente a las marcaciones realizadas por todos sus trabajadores (requerimiento 2.14.4 en ORD. N°2927/58).
7) El Sistema impide ingresar un correo electrónico ya utilizado en otro trabajador de la Compañía (requerimiento 2.4.6 en ORD. N°2927/58).
8) Con el fin de asegurar la integridad de las marcaciones, se ha implementado una opción para validar las marcas mediante el código Hash de cada marca (requerimiento 2.2.3 en ORD. N°2927/58).
Consideraciones jurídicas
1) Cumpliendo con la nueva normativa, los resultados de los cálculos se muestran en horas, minutos y segundos, tanto para el Portal del Trabajador como para los Reportes DT.
2) Se han realizado modificaciones en el proceso de creación y/o modificación de registros de asistencia, mediante solicitudes de registros:
- Como se indica en el requerimiento 3.9.4- c, d y e del ORD. N°2927/58, el trabajador tendrá 48 horas para oponerse a la medida. La respuesta se puede realizar desde el Portal del Trabajador, o mediante un link indicado en el correo electrónico recibido.
- Si transcurridas las 48 horas señaladas el trabajador no se hubiera opuesto a la solicitud, ésta se acepta automáticamente.
- Si dentro del lapso de 48 horas siguientes al envío del correo electrónico el dependiente se opusiera a la acción, no se realizará modificación alguna.
3) La información de asistencia de los empleados permanece almacenada por un plazo de hasta 5 años. Los datos de Workera se encuentran alojados utilizando como infraestructura TI los servicios de Amazon Web Services, líder mundial en IaaS.
4) En el caso de existir la necesidad, el sistema permite a través del Portal del Trabajador autorizar o rechazar las solicitudes o pactos de horas extras por el empleador en el módulo de Solicitud de pacto de horas extras (requerimiento 3.16 en ORD. N°2927/58).
5) En el menú de Personas, y seleccionando un trabajador, puede indicar si este utiliza la opción Teletrabajo. Esto generará un aviso de derecho de desconexión para el trabajador el cual se envía al correo electrónico asignado, indicando que quedan 30 minutos para el inicio de derecho de desconexión (requerimiento 3.27-a en ORD. N°2927/58).