INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como objetivo establecer los alcances del sistema de Gestión Documental Workera, el cual está diseñado para satisfacer necesidades de firma digital simple de diferentes documentos en el ámbito laboral, validados por la dirección del trabajo.
En respuesta a la creciente demanda de soluciones tecnológicas en el área quepermitan agilizar los procesos de firma de documentos laborales, tanto por parte de la empresa como de los trabajadores, se ha desarrollado el presente módulo, que nos permite optimizar los procesos de creación, validación, firma y almacenaje de estos.
El alcance del proyecto abarca las funcionalidades y características diseñadas para
satisfacer las necesidades de nuestros potenciales clientes, así como también las
limitaciones de este. Este documento detalla de manera concisa, los límites y fronteras del sistema de gestión documental, identificando sus funcionalidades y características, así como sus limitaciones y restricciones.
A través de la colaboración y el compromiso de los involucrados, confiamos en que se convertirá en una herramienta útil y confiable para nuestros clientes.
Objetivos del sistema
El objetivo principal del sistema de gestión documental es el de proveer a nuestros clientes de una plataforma certificada por la Dirección del Trabajo, mediante la cual puedan gestionar, almacenar y firmar, mediante firma electrónica simple, documentos laborales, de una manera ágil y efectiva, haciendo el proceso fácil y cómodo tanto para la empresa emisora de los documentos como para el trabajador.
De la misma manera brindar una plataforma de acceso al trabajador a través desu celular o la web donde pueda consultar sus documentos propios, compartidos
y pueda firmarlos.
Funcionalidades y Características del Sistema
1. Administración de ficha de empleados: Registro y administración de losdatos personales y laborales de los colaboradores, clasificados en
sucursales, centros de costo y departamentos.
2. Firma electrónica simple de documentos laborales y asociados a la
gestión del personal.
3. Creación de documentos: Contratos, Anexos, Finiquitos, Otros
4. Creación de plantillas para documentos.
5. Validación y Firma de documentos por parte de la empresa
6. Personalización de procesos de validación según necesidad de la
empresa.
7. Rechazo de documentos.
8. Enrolamiento del trabajador en la plataforma Workera
9. Firma electrónica de documentos por parte del trabajador desde nuestro
portal del trabajador.
10. Carga de documentos por trabajador en PDF
11. Carga de documentos compartidos por la empresa a varios trabajadores.
12. Envío de notificaciones mediante correo electrónico de documentos
pendientes de procesar, tanto para los trabajadores como para los
responsables de la empresa.
13. Envío de los documentos firmados mediante correo electrónico
14. Administración de roles de acceso al personal administrador de la
plataforma.
15. Notificación de tareas pendientes y documentos en proceso.
Consideraciones Generales
1. La firma electrónica proporcionada por nuestra plataforma es Simple, estoquiere decir que cumple una función similar a la cédula de identidad, a
través de ella los usuarios que emiten o firman algún documento digital
pueden certificar su identidad a través de una serie de datos que se
encuentran almacenados en su computador. Mediante la firma
electrónica simple podemos firmar: contratos de trabajo, anexos de
contrato, anexos para trabajar horas extras, comprobantes de vacaciones
y cualquier otro documento que la empresa decida debe llevar un proceso
formal de firma. En cuanto a los finiquitos, el sistema los emite y mediante
la firma electrónica simple se pueden firmar sólo por parte de la empresa,
en cuanto a la firma del trabajador, la ley nos indica que debe hacerse
mediante un ministro de fe (Notario público) por lo que la firma del
trabajador debe realizarse siempre ante notario o bien en una sección
especial de finiquitos de la página web de la dirección del trabajo, en
donde la empresa puede subir el finiquito firmado por ellos y notificar al
empleado de el requerimiento de firma directo en la página web.
2. La creación de contratos se puede realizar solo a trabajadores sin contrato
creados por la plataforma o cargados.
3. Un trabajador queda activo al tener cargado o creado su contrato, excepto
cuando el cliente usa con anterioridad control de asistencia workera, en
este caso el trabajador permanece activo no interfiriendo en el marcaje de
asistencia.
4. No se puede crear anexos a trabajadores sin contrato
5. Los documentos que se pueden eliminar son: Todos los documentos
compartidos, todos los documentos que están en proceso (creado o
subido), todos los documentos creados sin proceso, los documentos
subidos sin proceso y que no son contrato, anexos, anexos de renovación.
6. Los documentos que no se pueden eliminar son: Los documentos
completados con proceso, los documentos subidos con proceso, los
Contratos,Anexos,Anexos de Renovación.
7. Las restricciones de cantidad máxima de trabajadores y cantidad máxima
de archivos por tipo de documento es la que se presenta en la siguiente
tabla