Artículo 43°. Compensación. b) Horas extraordinarias conducentes a compensación por días de descanso adicionales de acuerdo con lo establecido en el artículo 32 inciso 4° del Código del Trabajo.
Según la nueva Ley de 40 horas (Ley 21.561) el trabajador tiene la opción de optar cambiar sus horas extras en un periodo en específico por días de descanso. Esto tiene varias implicaciones:
- El trabajador tiene derecho a cambiar sus horas extraordinarias por hasta 5 días de descanso al año
- Estos días de descanso no se descuentan de los días de vacaciones acumulados del trabajador
- Este año mencionado empieza desde la fecha en que se contrató al trabajador, igual que las vacaciones
- Una hora extra equivale al 1.5 horas normales como mínimo. Si tienen pactado un pago extraordinario mayor por las horas extra, 2 veces horas normales, por ejemplo, entonces se toma ese porcentaje para el cálculo del día de descanso
- El trabajador no podrá solicitar esto hasta que tenga al menos una jornada acumulada
- Las horas extra para uso del día libre se vencen después de 6 meses, por lo que después de este periodo, si el trabajador no usa sus días acumulados, estos deben ser pagados
- No se podrán hacer pactos por más de 3 meses, y no se podrán solicitar pactos para fechas más allá de 3 meses desde la actual
- Los pactos solo se pueden generar por semanas enteras, desde principio de mes, y/o hasta fin de mes
- Para calcular los días disponibles, el sistema toma en consideración el tipo de jornada que tiene asignado y la cantidad de horas que cumple semanalmente para calcular cuántas horas necesita para considerarse un día libre. Si no tiene esto configurado, se hará en base a 5 días trabajados, 44 horas semanales.
¿Cómo empieza el proceso de Pactos de Horas Extra?
Como bien saben, debido a la naturaleza extraordinaria de las Horas Extra, esto es algo que se debe solicitar solo cuando sea estrictamente necesario, en situaciones puntuales, y si no pone en riesgo la salud del trabajador.
Dicho esto, para poder hacer uso de estas funciones, el trabajador debe hacer la solicitud de Pacto de Horas extra desde el Portal del Trabajador. En él, especifica las fechas de inicio y de término en que se contarán las horas extra para el día de descanso. Es importante resaltar que solo podrá pedir periodos que completen semanas completas o que usen el primer y/o último día de cada mes, y combinaciones de esta.
Hecho esto, tanto el trabajador como el empleador recibirán un correo electrónico con los datos de la solicitud.
El empleador debe entonces ir a la plataforma en Control de Asistencia > Reportes > Justificaciones y Solicitudes, y seleccionar la pestaña de Pactos Compensación H.E.
En el listado, revisa y busca el pacto que deseas revisar. Si lo rechazas, debes indicar el proceso de Apelación, donde puedes pasar la responsabilidad de aprobarlo o rechazarlo definitivamente, y un comentario del por qué se está rechazando.
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Si aceptas la solicitud, se inicia un proceso de firma con la información del Pacto. Es muy importante que ambas partes firmen para concretar el acuerdo. Verás en pantalla para seleccionar el o los usuarios que deberán firmar ese pacto, y luego la información del documento que nosotros preparamos para estos procesos.
Nótese que este documento no se puede modificar, ya que es lo que pide que salga la Dirección del Trabajo. Hecho esto, el documento del pacto se comporta como cualquier otro documento dentro de la plataforma, y su estado podrá ser revisado en la sección de Gestión Documental > Documentos.
¿Qué pasa si no uso el módulo de Gestión Documental con Workera?
Te tenemos cubierto. Si los pactos de tus empleados los manejas con otra plataforma, no hay problema. Si vas directamente al perfil del trabajador en Personas y luego vas a Control de Asistencia. Entre las opciones verás Pactos de Compensación de Horas Extras.
Esta sección es para ingresar los pactos que manejas con sus trabajadores de manera externa, y para ingresar uno, debes apretar el botón + e ingresar los días que estuvo o estará activo este pacto, guardando los cambios al final.
Es importante recalcar que debe mantener su documentación al día. Si es fiscalizado y no tiene los documentos en nuestra plataforma, debe justificar esto entregando los pactos firmados desde su otra plataforma o en físico.
Mis trabajadores ya tenían ciertas cantidad de horas acumuladas. ¿Cómo las ingreso al sistema para su día descanso?
Esto se hace individualmente en el perfil de cada trabajador. Vamos a Personas, buscamos a este trabajador y, en su perfil, vamos a Control de Asistencia. Entre las opciones que verás, está la de Saldos iniciales de horas extras a compensar. Este saldo es necesario llenarlo la primera vez, ya que después el sistema hace lo demás siempre que se suban los siguientes pactos.
Acá debes ingresar el mes que se realizaron las horas extra junto con la cantidad que realizó. Nótese que el sistema permite ingresar hasta un máximo de 40 horas con 59 minutos por mes.
Una vez tomado esto, ya el sistema calcula cuántos días tiene y podrá hacer las solicitudes de los días que corresponda.
Uso de horas extra para día compensatorio
Una vez el trabajador tenga suficientes horas acumuladas dentro de sus pactos, desde el Portal del Trabajador podrá hacer solicitud de sus días correspondientes. Es importante recalcar lo siguiente:
- El trabajador puede pedir de 1 a 5 días a la vez si tiene la cantidad de tiempo necesario, y estas se deben autorizar/rechazar por separado
- Los días no necesariamente deben ser uno después del otro
- El rango máximo en que puede solicitar días libres, al igual que las vacaciones, es un año por adelantado, y queda a criterio del trabajador cuál fecha/s elegir
- El sistema solo permite solicitar días entre semana (Lun a Vie)
- Si el trabajador no usa estas horas para librar sus días, se consideran vencidas al 7mo mes, y estas se deben pagar obligatoriamente en su siguiente nómina
Sabiendo esto, el trabajador debe ir entonces a al botón + que está en el Portal del Trabajador y luego a la opción Uso HHEE compensadas. Verán el conteo de sus días en los últimos 6 meses, y abajo una opción para seleccionar cuántos días desean pedir. Después, verán la opción para seleccionar los días. Hecho esto, debe darle al botón Enviar solicitud Uso HHEE compensadas para iniciar el proceso.
De parte del empleador, recibirá un correo electrónico con los datos de dicha solicitud. Dentro de Workera, debe ir a Control de Asistencia > Reportes > Justificaciones y Solicitudes y seleccionar la pestaña Uso HHEE compensadas
Dentro de la pestaña, busca al trabajador que hizo la solicitud y aquí podrás rechazar o aceptar la solicitud. Al rechazarla, entra en proceso de Apelación, donde otro usuario debe revisar la solicitud en un periodo definido para aprobar o rechazar.
Si se acepta, se creará un permiso especial en ese día en el reporte como Vacaciones.
