Sabemos que entender cuando se genera tiempo extra puede ser un reto actualmente, por lo que hemos recopilado información según las consultas que surgen con el día a día y los últimos Webinars para ayudarte no solo a manejarlas de manera eficiente, sino a evitar multas y malentendidos con tus trabajadores.
Vamos a empezar desde lo más frecuente a lo más particular,
¿Qué es una hora Extra?
Para poder definir una hora extra, tenemos que definir primero la hora ordinaria. Según la ley, la Jornada Ordinaria se refiere al tiempo que el trabajador estará a disposición del empleador, y este puede ser el máximo permitido por ley (44 horas) u otro menor acordado por contrato. Ahora, la Jornada Extraordinaria se refiere a cualquier tiempo que sobrepase ese tope acordado, y se calcula semanalmente o por corte según pago de nómina. Por ejemplo, si el trabajador ha hecho 45 horas de las 44 que tiene asignado, al final de la semana tendría 1 hora extra contabilizada y que se debe pagar
Con esto definido, podemos concluir que el tiempo extra solo se generará cuando termine la semana o si realizan un corte dentro de semana para calcular su nómina de pago
Si aún tienes dudas, puedes revisar el artículo de ley aquí
¿Puedo hacer que no se vean cierta cantidad de tiempo extra en el sistema?
La respuesta rápida es NO. Workera está certificada ante la Dirección del Trabajo, por lo que es nuestra obligación mostrar todos los tiempos de sus trabajadores tal cual marcaron, incluyendo el tiempo extra. Existen maneras de regular esto de otras formas y las iremos mencionando en el resto del artículo.
¿Puedo evitar que mis trabajadores marquen con los métodos habilitados a ciertas horas?
Este caso también es NO. Si se habilitó la marcación por huella, portal del trabajador, o aplicación móvil, nosotros como servicio no podemos limitar por horario o día las marcaciones de los trabajadores. Todas se deben poder realizar, y todas deben aparecer en el sistema para su gestión
¿Qué me ofrece la plataforma para controlar y gestionar el tiempo extra de mis trabajadores?
Workera tiene la función de Autorización de Horas Extraordinarias para trabajar directamente con los Pactos que puedan tener con sus empleados. Como bien saben, toda hora extra debe ser pactada al momento de ejecutarse. Estas deben cumplir con lo siguiente:
- No poner en riesgo la salud mental y/o física del trabajador
- Debido a su naturaleza extraordinaria, se debe usar para cubrir casos de emergencia o situaciones puntuales
- No debe pasar las 2 horas diarias
- No son horas extraordinarias las que sean por compensación de alguna salida especial
Sabiendo esto, dentro de la plataforma, pueden autorizar preventivamente tiempo extra a sus trabajadores y ellos pueden también aceptarlas o no.
La autorización de tiempo extra es una herramienta adicional al cálculo de horas de asistencia, por lo que esto no evitará que las horas extras compensadas por semana salga en el reporte. Sin embargo, podemos ver en este un espacio adicional de Horas extras autorizadas y cumplidas. Puede usar esta opción para hacer un cálculo adicional de Tiempo Extra de sus trabajadores
Si un trabajador marca antes de la entrada, o después de la salida, ¿esto es considerado como tiempo extra?
Esta es una pregunta un poco difícil de responder, recomendamos revisar la pregunta de ¿Qué es una hora extra? al principio de este artículo. En resumen, el tiempo extra es todo aquel que sobrepase de la jornada (44 horas o el máximo pactado) en la semana
Ahora, ¿cómo se interpretaría dentro de la plataforma? Como el tiempo extra se basa en el exceso de horas trabajadas, ese tiempo antes de la entrada o después de la salida se considerará como extra solo si se completó el tiempo de jornada de como mínimo ese día
Nosotros tenemos convenios con nuestros trabajadores, ¿cómo podemos hacer que esas horas no convenidas no salgan en el reporte?
Hay varias cosas que hacer en este caso. Recomendamos que esto sea respaldado por escrito, bien sea por un anexo de contrato o por el Reglamento Interno de la empresa. Es super importante que todo esté firmado para no tener problemas a futuro. Una vez hayan llegado a un acuerdo, recomendamos usar la opción de Autorizar Horas Extras en la plataforma para separar las horas que se acordaron de las que no. Es probable que tenga que hacer autorizaciones constantemente, pero esto le mostrará lo que realmente debe considerar para pagar y mantendrá un control con respecto a lo que realizan sus trabajadores
Mis trabajadores llegan muy antes/se van muy después haciendo cosas dentro de la empresas que no corresponden a su trabajo. ¿Qué puedo hacer para evitar que esto me genere tiempo extra?
La plataforma no tiene manera de saber si un trabajador marca porque va a empezar a trabajar o si se va a tomar su desayuno primero. La función principal de Workera es tomar las marcas que hagan sus empleados y realizar un cálculo de hora respecto a dichas marcaciones. Si bien, podemos ajustar los umbrales de nuestros horarios para que se genere menos tiempo extra, recae en ustedes como empleadores reforzar las buenas prácticas de las herramientas que entregan a sus trabajadores. Si marcar mucho antes de la entrada porque toman desayuno, por poner un ejemplo, se vuelve muy recurrente, en su Reglamento Interno de la empresa debería estar definido cuándo se debe considerar eso como HHEE y las consecuencias de abusar de esto. Ustedes están en la obligación de fiscalizar y amonestar a sus propios empleados en el caso de ser necesario
¿En qué caso podría yo aplicarle Art. 22 a uno de mis trabajadores?
Para poder saber cuándo aplica, tenemos que definir el Artículo 22. Este indica que algunos empleados no van a tener un turno definido por contrato y, por ende, no aplicará para remuneración de Tiempo Extra. Esto obviamente aplica bajo las siguientes circunstancias:
- Altos cargos como Gerencia General o administración
- Cargos donde no haya una fiscalización superior inmediata
Si su trabajador tiene que entregarle así sea un informe mensual de la situación de su puesto o de los que supervisa, es muy probable que no aplique a Art. 22. De igual manera, y gracias a la entrada en vigencia de la Ley de 40 horas, pueden consultar con un inspector de la Dirección del Trabajo y ellos determinarán si el cargo aplica o no
¿Qué buena práctica recomendarían para la gestión de tiempo extra?
Recomendamos siempre estar dentro de los estándares establecidos por la ley. Tener pactos de horas extra con sus empleados, y tener un Reglamento Interno que, entre otras cosas, esté especificado no solo bajo qué circunstancias se aprueban las horas extra, sino también las sanciones que puedan producirse si hay algún incumplimiento. Workera te mostrará toda la información que necesites siempre que tu configuración sea la correcta, y tus trabajadores lo usen de manera correcta
¿Los traslados de mis trabajadores cuentan como tiempo extra?
La respuesta rápida es no. Según la ley, los traslados aplican para cuando se requiera que el trabajador realice sus funciones en un lugar en especial, por lo que se debe pagar como jornada normal. Sin embargo, si es un traslado que están haciendo fuera de la jornada, esto sería tiempo extra. Con respecto a los traslados muchas cosas aplican, por lo que recomendamos consultar con un abogado laboral si aún tienes dudas respecto a este caso