Esta opción permite autorizar horas extras por día o masivamente a cada trabajador. Se pueden autorizar horas extras previas a la entrada como posteriores a la salida del horario asignado a cada trabajador. Además, puede autorizar horas extras para jornadas fuera de horario (tiempo entre marcaciones fuera de un horario asignado).
Cabe destacar que el uso de la autorización de horas extras diarias no modifica los valores calculados en los reportes de asistencia legal (Total de horas extras / Total de horas falta), puesto que las horas extras definitivas o legales en Chile son las que se calculan semanalmente y que corresponden a las horas de trabajo que sobrepasan a las horas establecidas por contrato para la semana. Por lo tanto, el objetivo de esta funcionalidad es ser un apoyo para la gestión interna de la compañía, y no debe utilizarse para obtener directamente de ella las horas extras definitivas a remunerar.
La información aparece como un ítem adicional, indicando el total de horas extras autorizadas y el total de horas extras autorizadas y cumplidas por el trabajador en el Resumen general de asistencia y en el Reporte Legal simplificado.
Autorizar Horas Extras
Para utilizar esta opción, es necesario activarla previamente en Configuración - Ajustes - Control de Asistencia - Opciones de Cálculo - Autorización de Horas Extra, y se activa la opción.
También puedes configurar el máximo de horas extras diarias por autorizar. El máximo recomendado (e indicado por la Dirección del Trabajo) es de 2 horas extras diarias, pero puedes poner un monto mayor en Tiempo máximo de horas extras autorizadas por jornada. Tenga en consideración que esto no limita la cantidad de tiempo extra que puede hacer su trabajador, sino el tiempo extra que se puede autorizar por jornada.
Para gestionar las horas extras debes seleccionar en Reportes - Cálculo y Generación
Selecciona el rango de fecha y utiliza los filtros de búsqueda que necesites - Selecciona en Horas Extras.
Aquí, vamos a Horas Extra, y aquí haz clic en el trabajador al que necesitas autorizar horas extras.
Debes hacer clic nuevamente sobre el día en el que necesitas autorizar las horas y a la derecha debes presionar en Editar. Debes agregar la cantidad de horas que deseas autorizar tanto en la entrada como en la salida y presionar Guardar cambios. Vale acotar que esto no hará que las horas extra no aparezcan en el reporte, pero aparecerán las autorizadas además de las que realizó el trabajador.
Con esto podrás ver las horas que han sido autorizadas tanto para la entrada, salida, fuera de horario o festivos, y la cantidad de horas que se cumplieron de esta autorización.
Autorización masiva
Para autorizar horas masivamente debes presionar en Autorización masiva
Selecciona el rango de fecha y presiona Continuar.
Selecciona a los trabajadores a los que necesitas autorizar horas extras, puedes seleccionar hasta 10 trabajadores y presiona Continuar.
Agrega la cantidad de horas que necesitas autorizar y presiona Continuar.
Reportes Horas Extras
Para generar un reporte de horas extras, debes seleccionar en Generar reportes.
Selecciona el tipo de reporte.
Selecciona el formato en el que deseas generar el reporte y presiona en Descargar.
- Horas extras autorizadas: muestra la misma información que la pantalla, indicando por cada trabajador sus jornadas, horas extras autorizadas y cumplidas.
- Horas extras autorizadas y cumplidas: presenta por cada trabajador todas las autorizaciones de horas extras registradas en el rango de fecha cargado, independiente si el trabajador no debe cumplir asistencia un día (turno flexible, festivo, etc).
Adicionalmente, se puede visualizar el total de horas extras autorizadas y cumplidas en el Resumen general de Asistencia y en el Reporte de Asistencia Simplificado. Esta información no se podrá visualizar en el Reporte de Asistencia Legal.