Según la nueva normativa de 40 horas, el empleado debe ser capaz de solicitar un cambio de turno bajo cualquier motivo. Nuestra plataforma, a través del Portal del Trabajador, ofrece una función de comunicación en donde el Trabajador solicita este cambio y el usuario administrador puede autorizarlo o no, dependiendo del motivo de la solicitud.
Primero, el trabajador debe iniciar sesión en el Portal del Trabajador. Dentro, vamos al botón azul de + que queda abajo en la aplicación.
En la nueva pestaña vamos a Cambio de Turno.
Dentro, el trabajador selecciona una duración fija entre 1 día hasta 5 años, una duración indefinida o por un periodo personalizado, junto con las fechas que corresponda, así como un motivo del por qué se está solicitando este cambio. al finalizar, debe presionar Enviar cambio de turno.
La cual quedará pendiente hasta que sea aceptada o rechazada por un administrador.
El administrador recibirá una notificación a su correo electrónico con los datos de dicha solicitud para que sea revisada en la plataforma.
Para revisar esta solicitud, debemos ingresar a nuestra plataforma e ir a Control de Asistencia - Reportes de Control de Asistencia - Justificaciones y Solicitudes - Cambio de Turno.
Selecciona el rango de fecha para que incluya el día actual (en caso de no incluirlo). Adicionalmente, puedes filtrar por trabajador. Una vez encuentres la solicitud de cambio de turno, la seleccionamos para gestionarla.
Aceptar Solicitud de Cambio de Turno
En los detalles dentro de la solicitud, veremos la información de las fecha en que se solicitaron los cambios junto con el motivo.
Al aceptar, hay que acotar varias cosas:
- El turno reemplazará el turno actual solo por el periodo especificado por el trabajador.
- Las fechas de la solicitud no se pueden cambiar. Si quieres un periodo distinto, tendrás que rechazar la solicitud e indicarle al trabajador que la haga nuevamente, o asignarlo directamente en la plataforma.
- El trabajador no elige cuál turno quiere tener asignado, eso aún es decisión del administrador.
Sabiendo esto, al aceptar la solicitud, les saldrá la siguiente ventana, en donde solo deben ingresar el nuevo turno.
Una vez aceptado, saldrá la siguiente confirmación.
Rechazar Solicitud de Cambio de Turno
En el caso de rechazar la solicitud, debemos indicar si es con Apelación o no, junto con el comentario del por qué se está rechazando. Es importante que se ingrese el motivo real, ya que ese comentario queda registrado dentro de la plataforma.
Al finalizar, veremos la confirmación abajo a la derecha.
Proceso de Apelación
Con esto, se puede derivar la responsabilidad de dicha solicitud a otro administrador. Este recibirá una notificación de que fue derivada la decisión, y debe dar una respuesta en el tiempo especificado por el administrador anterior. Si pasa el tiempo sin respuesta, esta se rechaza automáticamente.
Si el permiso se deja sin apelación, se rechaza de inmediato, y el trabajador puede realizar de nuevo la solicitud incluyendo el mismo periodo que se usó anteriormente.
Para cualquiera de los dos caso, rechazar o aceptar, el trabajador recibirá un correo con los datos del estado actual y final de dicha solicitud, por lo que se recomienda dejar los comentarios con el motivo real y gestionarlos a la brevedad posible
Reporte de Cambios de Turno
Adicionalmente puedes generar un listado de Justificaciones de atraso presionando en el botón Generar reporte.
Y seleccionar el formato en el cual deseas este listado.
Al seleccionar el formato, puedes elegir las columnas que deseas verificar en el listado y presiona Descargar.
