Todos estos cambios están contemplados en la resolución exenta N°38 y en el Código del Trabajo. Para más dudas legales, consulte su Abogado Laboral de confianza
Banda horaria
Ahora en Workera, podrás ingresar la banda horaria de tus trabajadores cuando lo necesiten. Esto es super importante de actualizar para mantener la información que tienes sobre los cambios de turno de tus trabajadores lo más verídica posible.
¿Qué es una banda horaria?
Artículo 46° Resolución Exenta 38.
Flexibilidad horaria: Los empleadores podrán establecer un sistema
de flexibilidad horaria, mediante el cual el trabajador pueda elegir el momento de
inicio de la jornada dentro de una franja de tiempo, ajustándose automáticamente el
momento de salida según la hora efectiva de ingreso.
Según la nueva normativa, la banda horaria es un periodo de dos horas: una hora antes o una hora después, donde el trabajador podrá mover su jornada. Esto aplica para madres, padres y guardianes de niños hasta los 12 años. Por supuesto, esto solo aplica si es posible entrar más temprano o salir más tarde del lugar de trabajo.
¿Cómo configurarlo en la plataforma?
Tenemos que ir perfil por perfil para ingresar los datos. Vamos a Personas, y abrimos el perfil del trabajador que tendrá esta banda.
En su perfil, nos dirigimos a Control de Asistencia, y verá la opción de Ver y Crear Banda Horaria
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Dentro, veremos la información de las bandas horarias ingresadas con anterioridad. Si queremos ingresar una nueva, vamos al botón + y llenamos todos los datos que nos solicitan: fecha de inicio y de término de en que estará dicha banda horaria.
Es importante que sepa que:
- No puede negar esta banda horaria
- Siempre debe ingresarla al sistema
- El trabajador podrá solicitarla cuando quiera
- Debe luego cambiar los turnos manualmente
Dejamos el link de los turnos para que pueda asignarlos aquí
Validez de marcaciones en el sistema de Control de Asistencia
Como bien saben, para efectos de cálculo de horas, el sistema tomaba siempre la primera marcación en el umbral de entrada y la última marcación en la marcación de salida. Esto es para asegurarnos de que se registre correctamente el tiempo total del trabajador. Sin embargo, de ahora en adelante, se tomará en consideración siempre la primera marca hecha para el inicio y término de la jornada. Dejamos el extracto a continuación:
Artículo 36 Resolución exenta N° 38
c) Cuando un trabajador marque en reiteradas oportunidades seguidas un inicio o
término de actividad el sistema, automáticamente, mantendrá la primera de ellas y
eliminará las siguientes.
Le recomendamos revisar los artículos sobre horarios para que tome previsiones. Lo puede ver aquí.
Eliminación de Atrasos y Salidas Anticipadas con el Control de Faltas
Artículo 39° Resolución Exenta 38: Modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones:
a) Modificación o reemplazo: El empleador podrá modificar o reemplazar una
marcación existente en la plataforma, por ejemplo, para eliminar un atraso o reemplazar una inasistencia por una licencia médica o un permiso otorgado con
posterioridad a la ausencia.
Podrá automatizarse la eliminación de atrasos o salidas anticipadas de
acuerdo a rangos de tolerancia fijados voluntariamente por los empleadores, por
ejemplo, con una hora de margen semanal.
De ahora en adelante, el sistema cuenta con la opción de gestionar automáticamente tus entradas y salidas siempre y cuando haya un pacto escrito con anterioridad. Dentro del sistema, podemos configurar un tiempo en que las marcaciones no se consideren como atrasado o como salida anticipada.
Para esto, vamos a Configuración > Opciones de Cálculo, y veremos al principio la opciones que debemos configurar
Tenemos 4 opciones que configurar
En el lado de Atrasos:
- Límite para contabilizar atrasos: Este tiempo permite indicarle al sistema cuánto tiempo tiene el trabajador para marcar entrada sin que se genere un contador de atrasos. Este viene por defecto en 5 minutos, e igual considera ese tiempo como falta.
- Límite para el tiempo de atraso: Este tiempo permite indicarle al sistema cuánto tiempo tiene el trabajador para marcar entrada sin que se descuente el tiempo de atraso de su jornada. Esto implica que cualquier marcación en los minutos configurados como atraso no se considerarán como tiempo falta, y por ende no se descontarán. Vale la pena mencionar que este tiempo no puede ser mayor al de límite para contabilizar atrasos, y por defecto son 0 minutos configurados.
En el lado de las Salidas anticipadas:
- Límite para contabilizar salidas anticipadas: Este tiempo permite indicarle al sistema cuánto tiempo tiene el trabajador para marcar salida sin que se genere un contador de salidas anticipadas. Este viene por defecto en 5 minutos, e igual considera ese tiempo como falta.
- Límite para el tiempo de salida anticipada: Este tiempo permite indicarle al sistema cuánto tiempo tiene el trabajador para marcar salida sin que se descuente el tiempo de salida anticipada de su jornada. Esto implica que cualquier marcación en los minutos configurados como salida anticipada no se considerarán como tiempo falta, y por ende no se descontarán. Vale la pena mencionar que este tiempo no puede ser mayor al de límite para contabilizar salida anticipada, y por defecto son 0 minutos configurados.
Cambio de horas extra por día de descanso
Artículo 43°. Compensación.
b) Horas extraordinarias conducentes a compensación por días de descanso adicionales de acuerdo con lo establecido en el artículo 32 inciso 4° del Código del Trabajo.
El tema central de este artículo, el cambio de las horas extra por un día trabajador. nuestro sistema ya cuenta con esta opción integrada, y te explicaremos de qué trata
Según la nueva Ley de 40 horas (Ley 21.561) el trabajador tiene la opción de optar cambiar sus horas extras en un periodo en específico por días de descanso. Este tiene varias implicaciones
- El trabajador tiene derecho a cambiar sus horas extraordinarias por hasta 5 días de descanso al año
- Estos días de descanso no se descuentan de los días de vacaciones acumulados del trabajador
- Este año mencionado empieza desde la fecha en que se contrató al trabajador
- Una hora extra equivale al 1.5 horas normales como mínimo. Si tienen pactado un pago extraordinario por estas horas, 2 horas normales, por ejemplo, entonces se toma ese porcentaje para el cálculo del día de descanso
- El trabajador no podrá solicitar esto hasta que tenga al menos un día acumulado
- Las horas extra se vencen después de 6 meses, por lo que después de este periodo, si el trabajador no usa sus días acumulados, estos deben ser pagados
- No se podrán hacer pactos por más de 3 meses, y no se podrán solicitar pactos para fechas más allá de 3 meses desde la actual
- Los pactos solo se pueden generar por semanas enteras, desde principio de mes, o hasta fin de mes
- Para calcular los días disponibles, el sistema toma en consideración el tipo de jornada que tiene asignado y la cantidad de horas que cumple semanalmente para calcular cuántas horas necesita para considerarse un día libre
¿Cómo empieza el proceso de Pactos de Horas Extra?
Como bien saben, debido a la naturaleza extraordinaria de las Horas Extra, esto es algo que se debe solicitar solo cuando sea estrictamente necesario, en situaciones puntuales, y si no pone en riesgo la salud del trabajador.
Dicho esto, para poder hacer uso de estas funciones, el trabajador debe hacer la solicitud de Pacto de Horas extra desde el Portal del Trabajador. En él, especifica las fechas de inicio y de término en que se contarán las horas extra para el día de descanso. Es importante resaltar que solo podrá pedir periodos que completen semanas completas o que usen el primero y/o último día de cada mes, y combinaciones de esta.
Hecho esto, tanto el trabajador como el empleador recibirán un correo electrónico con los datos de la solicitud.
El empleador debe entonces ir a la plataforma en Control de Asistencia > Reportes > Justificaciones y Solicitudes, y seleccionar la pestaña de Pactos Compensación H.E.
En el listado, revisa y busca el pacto que deseas revisar. Si lo rechazas, debes indicar el proceso de Apelación y un comentario del por qué se está rechazando.
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Si aceptas la solicitud, se inicia un proceso de firma con la información del Pacto. Es muy importante que ambas partes firmen para concretar el acuerdo. Verás en pantalla para seleccionar el o los usuarios que deberán firmar ese pacto, y luego la información del documento que nosotros preparamos para estos procesos.
Nótese que este documento no se puede modificar, ya que es lo que pide que salga la Dirección del Trabajo. Hecho esto, el documento del pacto se comporta como cualquier otro documento dentro de la plataforma, y su estado podrá ser revisado en la sección de Gestión Documental > Documentos.
¿Qué pasa si no uso el módulo de Gestión Documental con Workera?
Te tenemos cubierto. Si los pactos de tus empleados los manejas con otra plataforma, no hay problema. Si va directamente al perfil del trabajador en Personas y luego va a Control de Asistencia. Entre las opciones verá Pactos de Compensación de Horas Extras.
Esta sección es para ingresar los pactos que maneja con sus trabajadores de manera externa, y para ingresar uno, debe apretar el botón + e ingresar los días que estuvo o estará activo este pacto, guardando los cambios al final
Mis trabajadores ya tenían ciertas cantidad de horas acumuladas. ¿Cómo las ingreso al sistema para su día descanso?
Esto se hace individualmente en el perfil de cada trabajador. Vamos a Personas, buscamos a este trabajador y, en su perfil, vamos a Control de Asistencia. Entre las opciones que verá, está la de Saldos iniciales de horas extras a compensar. Este saldo es necesario llenarlo la primera vez, ya que después el sistema hace lo demás siempre que suba los pactos externos.
Acá debe ingresar el mes que se realizaron las horas extra junto con la cantidad que realizó. Nótese que el sistema permite ingresar hasta un máximo de 40 horas con 59 minutos por mes.
Una vez tomado esto, ya el sistema calculo cuántos días tiene y podrá hacer las solicitudes de los días que corresponda.
Uso de horas extra para día compensatorio
Una vez el trabajador tenga suficientes horas acumuladas dentro de sus pactos, desde el Portal del Trabajador podrá hacer solicitud de sus días correspondientes. Es importante recalcar lo siguiente:
- El trabajador puede pedir de 1 a 5 días a la vez si tiene la cantidad de tiempo necesario, y estas se deben autorizar/rechazar por separado
- Los días no necesariamente deben ser uno después del otro
- El rango máximo en que puede solicitar días libres, al igual que las vacaciones, es un año por adelantado
- El sistema solo permite solicitar días entre semana (Lun a Vie)
- Si el trabajador no usa estas horas para librar sus días, se consideran vencidas al 7mo mes, y estas se deben pagar obligatoriamente en su siguiente nómina
Sabiendo esto, el trabajador debe ir entonces a al botón + que está en el Portal del Trabajador y luego a la opción Uso HHEE compensadas. Verá el conteo de sus días en los últimos 6 meses, y abajo una opción para seleccionar cuántos días desea pedir. Después, verá la opción para seleccionar los días. Hecho esto, debe darle al botón Enviar solicitud Uso HHEE compensadas para iniciar el proceso.
De parte del empleador, recibirá un correo electrónico con los datos de dicha solicitud. Dentro de Workera, debe ir a Control de Asistencia > Reportes > Justificaciones y Solicitudes y seleccionar la pestaña Uso HHEE compensadas
Dentro de la pestaña, busca al trabajador que hizo la solicitud y aquí podrás rechazar o aceptar la solicitud. Al rechazarla, entra en proceso de Apelación, donde otro usuario revisa la solicitud en un periodo y lo aprueba o rechaza.
Si se acepta, se creará un permiso especial en ese día en el reporte como Vacaciones.
Alerta por Exceso de Jornada
El sistema emitirá una alerta en el caso de que detecte que el turno que tiene asignado tiene más horas semanales del que tiene en su perfil. El sistema tiene manera de saber que hay un exceso si en el perfil de dicho trabajador, en la parte de Laboral, se agrega la información de la jornada.
