Gestión Documental
Adicionalmente, el sistema viene con Gestión Documental, un módulo que permite administrar los documentos de los empleados digitalmente, usando la firma electrónica simple para firmarlos. Este módulo está activo para cumplir con lo que pide la Dirección del Trabajo sobre Anexos, Pactos, Notificaciones y Solicitudes.
Subir documentos
Debemos ir a Gestión Documental > Documentos y apretamos el botón +. Nuestro sistema ofrece 3 maneras de ingresar la documentación: Documentos en blanco, desde una plantilla, o subiendo un documento en PDF.
Para mantener la simplicidad de esta guía, explicaremos de manera general.
Al seleccionar cualquiera de las opciones, debemos que escribir el nombre que tendrá este documento y el tipo de documento que será. En el caso de los PDFs, el nombre será el mismo que el del archivo. En la siguiente pestaña ingresamos el o los trabajadores asociados y empezamos la configuración.
Los documentos generalmente tienen un proceso de firma. Este proceso se selecciona al momento de subirlo, donde básicamente elegimos si el documento será validado antes del proceso de firma, y quién será el primero en firmar. En el caso de los Contratos y Anexos, debemos elegir si el contrato será a plazo fijo o indefinido. Si es el primero, debemos seleccionar la fecha de vencimiento. Por último, seleccionamos quién de los usuarios va a firmar y vamos a la confección.
Acá ingresamos la información del documento. En el caso de las plantillas, mostrará lo que fue guardado con anterioridad junto con los nuevos datos de los campos dinámicos. Para los PDFs, este paso se omite.
Se pueden presentar los siguientes casos para el proceso de firma:
- Si se eligió que sea Validado, los usuarios pueden entrar y leer el documento con el formato final que tendrá. Esto es para asegurarnos de que el documento no le falte nada.
- Cuando le toque a la contraparte (usuario) firmar, recibirá una notificación a su correo indicando que hay un documento pendiente. No se puede pasar a la siguiente etapa hasta que todos los usuarios firmen, si es más de uno.
- Cuando le toque al trabajador, este recibirá una notificación a su correo, y debe realizar la firma desde el Portal del Trabajador.
- Cuando firman todas las partes, termina el proceso y el documento queda válido hasta que se finiquite el trabajador.
- Existirá ocasiones en la que el documento se pueda subir un documento sin proceso de firma. Al terminar la confección simplemente quedará válido de inmediato.
- La única instancia en que se pueda eliminar un documento será cuando el proceso de firma no se haya completado, o si el documento es un PDF sin proceso.
Puedes revisar nuestro Webinar sobre Gestión Documental para más detalle de su uso:
Puedes revisar las partes anteriores a continuación:
Parte 1: Cuenta e inicio de sesión
Parte 3: Creación de Empleados y Enrolamiento
Parte 4: Horario, Turno y Asignación