Esta guía tiene todo lo que necesitas para empezar en Workera
Gracias por adquirir este producto con nosotros. Describiremos ahora todo el paso a paso desde que recibes el correo de creación hasta que puedas generar tu primer reporte. Empezaremos con lo primero:
Creación de la cuenta
Después de adquirir el producto, recibirán un correo con la información que necesitas para crear la cuenta. Encontrarán el RUT que se asoció y un código único de identificación. Necesitan ambas para crear la cuenta.
El correo viene también con un link, donde introducirán los datos arriba descritos
(Imágenes del correo y del inicio de sesión)
En la siguiente pestaña, tienen que ingresar los datos de la empresa, corporativos y del primer usuario que tendrá acceso en la plataforma. Todos los datos son obligatorios. Es importante que los datos del usuario sean de la persona que ingresará y administrará la plataforma.
Queremos mencionar que, particularmente para el dato del representante legal, como se pueden agregar varios, para empezar, tenemos que apretar el botón + a la derecha en los datos corporativos.
NOTA: se recomienda crear la cuenta lo más cercano a la adquisición posible. Nuestro equipo de Coordinación estará comunicándose con el contacto suministrado. De igual manera, se recomienda consultar con nuestra área de coordinación a coordinacion@qwantec.com si hay dudas sobre el proceso de instalación, capacitación e implementación.
Inicio de sesión
Hecho esto, la cuenta se creará y se enviará un correo al asociado con los datos del usuario para ingresar.
La contraseña tiene una vigencia de 24 horas, por lo que se aconseja ingresar inmediatamente después de crear la cuenta. El link los enviará a la siguiente página, donde después de ingresar las credenciales iniciales debe cambiar a una contraseña de su preferencia.
Después de iniciar sesión, tendrán acceso a todas las funciones de la plataforma.
Creación de secciones
Ya estando en la plataforma, se recomienda crear todas las secciones que tiene tu empresa. Estas pueden ser: Sucursales, Departamentos, Cargos y Centros de Costo. La razón por la que esto es importante es porque el perfil de Personas, donde se crean a los trabajadores, es el único módulo que interactúa con el resto de los módulos por contener la información de los trabajadores. Si quieren usar filtros u organizar la información de los documentos o el control de asistencia, por ejemplo, va a necesitar tener estos datos creados y asignados con anterioridad.
Sabiendo esto, en Compañía, vamos sección por sección creando las que necesitan. El proceso de creación para cada uno de ellas es el mismo.
Dentro de la sección que seleccionaron, vamos al botón + y agregamos los datos que nos piden. En el caso de la Sucursal, va a solicitar adicionalmente la dirección y zona horaria.
Creación de usuarios
Este paso se puede hacer en cualquier parte de esta guía, pero pensamos que se puede aprovechar más si lo hacen en este paso.
Crear nuevos usuarios les permite a ustedes aligerar la carga de control de asistencia y delegar funciones al personal de su empresa. Para eso, vamos a Configuración > Opciones generales, y seleccionamos la pestaña de Usuarios. Luego, apretamos el botón +.
En la siguiente página, debemos ingresar todos los datos que nos piden: Nombre, Apellido, tipo de identificación, N° de identificación, el Rol y los permisos que tendrá dicho usuario. También debemos elegir si será un usuario firmante (Debe elegir el rol antes de elegir si será un usuario firmante). Los roles son categorías de usuarios con un set específico de permisos. Estos permisos se pueden modificar en cualquier punto de la vida del usuario. Si quieres saber más sobre los roles, puedes revisar nuestro artículo sobre Roles aquí.
Toda la información anterior la vemos con detalle en el siguiente Webinar:
Webinar - ¿Cómo ingresar y gestionar los trabajadores?
Crear empleados
Ahora vamos con la adición de trabajadores. Para esto, vamos a Personas y apretamos el botón + a la derecha. Lo primero que debemos ingresar es el tipo de documento y luego la identificación del trabajador.
Luego, veremos la información necesaria para crear el perfil. Es importante que considere que toda la información debe ser verdadera y del trabajador, especialmente el correo, ya que esto se usa en las notificaciones, informes de asistencia y documentos. En el caso particular del correo, la Dirección del Trabajo obliga a que se use el correo electrónico personal.
Una vez creado, solo quería enrolar al trabajador para empezar a controlar su asistencia.
Recomendamos revisar la guía de "Cómo crear un administrador de equipo biométrico" aquí, y de cómo hacer cargas masivas e trabajadores a la plataforma aquí
También tenemos un Webinar donde explicamos con detalle todo lo relacionado a Personas a continuación:
Webinar - ¿Cómo ingresar y gestionar los trabajadores?
Enrolamiento de trabajadores
Hemos preparado el siguiente video para que se les haga fácil el enrolamiento de los trabajadores en el dispositivo. Recuerda que el trabajador debe estar creado en la plataforma antes de enrolarlo en el equipo.
Creemos nuestro primer horario y turno
Hasta ahora, tenemos una configuración básica, muy sensilla, para que los trabajadores empiecen a marcar. Sin embargo, esto no es suficiente para controlar la asistencia de los trabajadores eficientemente. Para esto, se debe crear un horario, asignar ese horario a un turno, y luego asignar dicho turno al trabajador correspondiente. Procederemos a explicar el procedimiento, pero si quieres algo más especializado, recomendamos ver nuestros webinars y base de conocimiento de esto específicamente de esto.
Horario
Los horarios le permiten al sistema saber a qué hora empieza y termina la jornada diaria del trabajador. Para crearlos, tenemos que ingresar la hora de entrada, de salida, y de descanso (en el caso de que tenga descanso). Adicionalmente, tenemos que indicarle al sistema desde y hasta qué hora un trabajador puede marcar y que las marcaciones se consideren como válidas. Esto se hace con los umbrales. Para más detalle, puedes apretar acá.
Con esto, vamos a Control de Asistencia > Horarios y Turnos y vamos al botón +.
En la siguiente pestaña ingresamos la información general. Debemos ingresar un nombre, seleccionar un color y configurar nuestro horario con:
- Descanso: Si va a haber descanso o colación en ese horario
- Descanso automático: Si la opción anterior está activa, le permite al sistema asignar la hora de entrada y salida a la colación automáticamente si el trabajador no marca
- Horario de 2 días: Se refiere a horarios que pasan la media noche, que empiezan en un día y terminan en el otro incluso si es solo el umbral. Se usa más que todo para jornadas nocturnas o que terminan muy tarde en la madrugada
Luego de esto, asignamos las horas. Usemos este caso hipotético, si la jornada es de 8:30 a 18:30, se recomienda que el umbral de entrada empiece al menos 15 minutos antes (8:15) y que el umbral de la salida termine 15 minutos después (18:45) como mínimo. Ingresamos los minutos de descanso, luego, ingresamos el umbral de descanso. Este umbral debe ser mayor a los minutos de descanso ingresados. Por ejemplo, si el descanso es de 60 minutos, se recomienda que el umbral de descanso dure hora y media para que sus trabajadores marquen cómodamente.
Hecho esto, le damos a continuar y se guardará el horario. Acá tenemos una cápsula con el procedimiento acá.
Turnos
Ahora que tenemos nuestro horario, es hora de indicarle al sistema qué días es que se trabajarán dichos horarios. Esto lo hacemos creando turnos. Un turno puede ser diario, semanal o mensual, pero, a menos de que sea un turno que varía todos los días, usualmente usarán uno semanal o diario.
Para crear turnos, deben ir a Control de Asistencia > Horarios y Turnos y vamos a la pestaña de Turnos. Aquí vamos al botón + y seleccionamos Turnos en Base a Horarios.
En la siguiente pantalla, al igual que con los horarios, tenemos que llenar la información general, que incluye el nombre y los datos configurables a continuación:
- Código: Este código es único del turno. El sistema te indicará si está repetido o no. Este código se usa para cargas masivas (Más información aquí).
- Periodo: Se refiere al tipo de turno que van a usar, correspondiente a diario (1 día), semanal (1 semana), y mensual (1 mes). Muchos de los turnos en nuestra plataforma son usualmente semanal.
- Extensión: Se refiere a cuántos periodos necesitan para asignar horarios. Si es un turno 4x4, por ejemplo, son 4 días de trabajo más 4 días de descanso para un total de 8. Necesitarían un turno de Periodo diario, extensión 8. Si el turno es una semana de día y otra de noche, son 2 semanas, por ende necesitarían un turno de Periodo semanal, extensión 2.
- Trabaja en días festivos: Define cómo este turno va a interactuar con los festivos: Si los contará como que no trabajan en festivos, si se hará tiempo extra u horas normales.
- Descripción: Detalle del turno. No es obligatorio
En la siguiente pestaña hacemos la asignación de los horarios. Esta se hace bastante fácil. Seleccionamos el día en la pantalla. Si varios días tienen el mismo horario, puede seleccionar todos los que corresponda. Luego, vamos a Asignar horario, y en la nueva pestaña seleccionamos el horario que corresponda. Repetimos el mismo proceso hasta que todos los días laborales estén llenos. Los días libres se dejan sin asignación.
Por último, y al darle Continuar, veremos una pestaña con la información asignada. Veremos los horarios del turno, a qué día están asignados, y de qué hora a qué hora son las horas de entrada y salida. Si todo está orden, le damos a Finalizar.
Si quieres ver el proceso en una cómoda cápsula, te dejamos el link aquí.
Asignación de Turnos
Haciendo todo esto no es suficiente para poder controlar la asistencia. Tienes que indicarle al sistema cuál turno es el que va a tener. Para eso, vamos a Control de Asistencia > Horarios y Turnos, y seleccionaremos la pestaña de Asignar a Trabajadores.
Notaremos que está el listado de trabajadores. Seleccionamos al que queremos asignarle el turno y veremos la información de dicho trabajador a la derecha
Al darle a Ver y Asignar Turno entraremos en la pantalla de asignación. El proceso es bastante sencillo. Vamos al botón de Asignar Turno +, y a la derecha veremos la pestaña de asignación
Debemos ingresar lo siguiente:
- Duración: Tiempo que estará este turno asignado al trabajador. Puede ser por 1 día, 1 semana, 1 año o indefinidamente.
- Fecha de inicio y de término: Fechas en que empieza y termina esa duración. Si no seleccionaron la opción Personalizado en la opción anterior, entonces la fecha de término se ajusta automáticamente cuando ingresan la fecha de inicio.
- Solicitante: Quién fue el que solicitó la asignación de dicho turno. Generalmente es el Empleador
- Comentario: Descripción de la asignación. Campo opcional
Al darle siguiente, estará el listado disponible de turnos. Seleccionamos el correspondiente y finalizamos el proceso.
Si quieres ver el video del proceso, puedes apretar acá.
Información referencial
A continuación, tenemos 2 webinars que te pueden interesar para ver todo este proceso con detalle.
Webinar - Convierte en experto en horarios y turnos. Sesión 1
Webinar - Convierte en experto en horarios y turnos. Sesión 2
Permisos o Salidas Especiales
Para complementar la información que ofrece el reporte, es necesario tener en consideración los tiempos en que sus trabajadores no están en la jornada. Estos periodos de tiempo se pueden justificar asignando Permisos en ese tiempo. Estos permisos pueden ser justificados o no, dependiendo de lo que haya solicitado el trabajador y de sus condiciones para dar salidas especiales.
Existen 7 tipos de salidas especiales que se pueden crear y usar en el sistema:
- Salidas Trabajadas: Estas la podemos subclasificar en 2 más:
- Trabajadas en Horario: Tomará en consideración solo el tiempo que esté dentro de la jornada, incluso si está asignado por varios días
- Trabajado: Tomará en consideración todo el tiempo asignado. Si hay asignación fuera de jornada, ese tiempo saldrá como extra.
- Salidas No Trabajadas: El tiempo que asignen al trabajador con este tipo de permiso se descontará de su tiempo en jornada
- Vacaciones: Se contarán como tal en la plataforma. En el reporte saldrá como VACACIONES
- Licencias: Justifican legalmente el tiempo fuera de jornada cuando es por alguna dolencia médica. Se puede subcategorizar como:
- Licencia Médica: Esta es la que va a aplicar en el 99% de los casos
- Licencia Prenatal y Postnatal: Se usan en los casos que corresponda. Es importante que apliquen solo a eso ya que se ven reflejados en el reporte.
Si quieres más información al respecto,
Sabiendo esto, podemos gestionar los permisos en la cuenta
Crear una nueva salida especial
Si queremos tener salidas especiales además de las que ya vienen en el sistema, debemos ir a Control de Asistencia > Permisos. Luego, vamos a la pestaña de Tipos de Salida, y apretamos el botón +.
El sistema nos pedirá la información del nuevo permiso especial. El código, al igual que los tunos, tienen que ser únicos entre distintos permisos para cargas masivas.
Hecho esto, podemos entonces empezar a asignar este permiso a los trabajadores
Asignar salida especial
Una vez creado el permiso, o si vamos a usar alguno de los que ya están en la plataforma, vamos a Control de Asistencia > Permisos, y en esa página vamos de una vez al botón +. Luego, seleccionamos la opción de Salida Especial.
En la siguiente pestaña, debemos llenar toda la información que nos pide el sistema. Recordar que para las vacaciones y licencias no es necesario ingresar las horas de entrada o salida.
Al darle Crear Salida, se asigna esto al trabajador y empezará a aparecer el permiso asignado a los trabajadores
Reportes
Este es el objetivo final de esta guía, que logres generar el reportes con la información correcta. Suponiendo que todo lo anterior está correcto, para generar nuestro reporte debemos ir a Control de Asistencia > Reportes > Reportes de Control de Asistencia.
En la siguiente pantalla, ingresamos la fecha en que queremos el reporte. Es importante que tengan en mente que pueden sacar cualquier instancia de tiempo que necesiten siempre que no sea mayor a 3 meses ese periodo. Al cargar la información, verán algo parecido a lo siguiente, donde se describe el detalle de la asistencia.
Procederemos a explicar cuáles son los 2 reportes que siempre deben tener en consideración. Ambos reportes contienen la misma información, pero tienen sus peculiaridades. Para generar ambos, debemos ir al botón de la derecha, Generar Reporte, y seleccionamos la primera opción, Reportes de Asistencia.
Reportes de Asistencia Legal
Este reporte es uno de los más extensos de la plataforma. La información se despliega semanalmente, con un resumen completo por semana. Al final, encontrarán un resumen total del periodo que hayan seleccionado.
Los campos que posee el reporte de Asistencia Legal son:
1. Fecha de inicio y término de cálculo: Periodo en el que se realizó la carga del cálculo y posterior generación del reporte.
2. Información del empleado y la Compañía asociada: Indica la información del empleado y su Compañía asociada.
3. Resumen de la semana, horarios y marcaciones: Se indica para cada día de la semana los horarios, marcaciones y salidas especiales asignadas. Se incluyen los días que no posean un turno asignado.
4. N° de semana: Indica el número de la semana dentro del mes.
5. Día del mes.
6. Evento del día: Indica el nombre del horario, salida especial o feriado asignado en el día. Un día puede tener varios eventos asociados.
7. Horas de inicio - descanso - término:
Para un evento de horario, se indican las marcaciones realizadas dentro de sus umbrales asignados.
- Si la marcación se presenta en color Azul indica que el registro fue generado automáticamente por el sistema, para efectos de un correcto cálculo de asistencia. Por ejemplo: marcaciones de descanso automático, o marcaciones fuera de horario de 2 días (salida al día siguiente).
- Si la marcación se presenta en color Verde indica que el registro fue generado manualmente por un usuario Administrador de la Compañía. (nuevo registro o modificación de registro existente).
Para un evento de Permiso, se indica el inicio y término de éste. Si el Permiso cubre más de un día, se muestra de 0 a 23:59 horas.
8. Tiempos calculados: se indican los tiempos resultantes calculados en la semana, sin contar las salidas especiales asignadas. A continuación se presenta el detalle de cada valor:
- Tiempo asignado semanal: Son las horas asignadas en la semana, sea en horarios normales u horas de trabajo para turnos flexibles.
- Tiempo de asistencia: Es el tiempo en el que el empleado se encontró en su lugar de trabajo.
- Tiempo de jornada: Es el tiempo que el empleado cumplió dentro de un horario específico. Para un turno flexible es el tiempo que cumplió dentro de las horas de trabajo asignadas.
- Tiempo de ausencia: Es el tiempo que el empleado no se encontró dentro de un horario específico. Por ejemplo, si no marcó entrada, el tiempo esperado entre la entrada y el inicio de descanso será ausencia. Para un turno flexible es el tiempo que no cumplió dentro de las horas de trabajo asignadas.
- Nº de inasistencias: Se cuenta como inasistencia cuando el empleado no registró asistencia durante todo el día, y no existe un Permiso justificando la ausencia.
- Nº de atrasos y salidas tempranas: Se cuenta cuando el atraso y/o salida temprana sobrepasa los minutos límite configurados.
- Tiempo de atrasos y salidas tempranas: Es el tiempo total semanal que el empleado llegó atrasado ó dejó el trabajo antes de su hora de salida, independiente de si se cuenta como atraso o salida temprana. Por ejemplo, si el empleado posee un horario con entrada a las 08:30 horas y el límite configurado para contar cómo atraso es de 5 minutos, pero llegó a las 08:33, esta jornada no se contará como atraso, pero serán 3 minutos que se sumarán en atraso.
- Nº de ausencias parciales: Se cuenta como ausencia parcial, cuando el empleado se mantuvo ausente y sin justificación (Permiso) durante una media jornada.
- Nº de días con licencia médica: Son los días en que el empleado presenta una licencia médica (asignado un Permiso contado como licencia médica).
9. Tiempo de Permisos: Son los tiempos calculados para los Permisos ingresados. A continuación se presenta el detalle de cada valor:
- Tiempo de salidas justificadas trabajadas: El tiempo real ingresado de los Permisos contados como trabajado. Se incluyen los tipos de Permisos contados como trabajado y trabajado en horario.
- Tiempo de salidas justificadas no trabajadas: El tiempo real ingresado de los Permisos contados como no trabajado. Se incluye el tipo de Permiso contado como no trabajado.
- Tiempo de salidas no justificadas: Son los intervalos de horario dentro de una salida extraordinaria. Esta se crea cuando un empleado marca "salida extraordinaria" y "entrada extraordinaria" (en éste orden, y dentro de una jornada que se encuentre presente.
- Tiempo de salidas a descontar: Es la suma del tiempo de salidas justificadas no trabajadas y tiempo de salidas no justificadas.
10. Resumen de horas: Al realizar el cálculo se determina si el resultado entregará horas extra u horas falta. A continuación se presenta el detalle de cada valor:
- Horas extras en días con horario asignado: Como su nombre lo dice, es el tiempo total extra calculado en jornadas de días que poseen un horario o minutos de trabajo asignados.
- Horas extras en días sin horario asignado: Es el tiempo extra calculado en días que no se posee un horario (o minutos de trabajo) asignados.
- Horas en días de inasistencia: Es el tiempo calculado en días que el empleado no asistió al trabajo. Algunos Software de remuneraciones necesitan que estas horas no se sumen como horas falta. Se puede cambiar esta configuración en el menú de Opciones de cálculo.
11. Resultado de horas Extra / Falta: Se entrega el resultado del cálculo semanal. A continuación se presenta el detalle de cada valor:
- Total horas extras: Si el cálculo entrega más horas trabajadas que las asignadas, se entregará un tiempo extra.
- Total horas falta: Si el cálculo entrega menos horas trabajadas que las asignadas, se entregará un tiempo de falta.
Finalmente, en el reporte se muestra el resumen general de horas, el cual es la sumatoria de cada uno de los valores del rango de tiempo seleccionado para el reporte. Estos valores son los utilizados en los Software de remuneraciones.
Reporte de Asistencia Simplificado
Este reporte muestra información un poco más compacta, pero los datos son los mismos. Se recomienda usar para revisión de remuneraciones, ya que es la que tiene la mayor cantidad de información en la menor cantidad de espacio. A diferencia del anterior, este reporte también se puede generar en PDF.
Al final del reporte se encuentran las Definiciones:
S.J.T: Tiempo de salida justificada contado como trabajo.
S.N.J: Tiempo de salida no justificada.
J.F.H: Jornada fuera de horario asignado.
S.EXT.: Salida extraordinaria dentro de jornada.
S.T: Salida especial contada como trabajado, con horario asignado.
S.T.F.H: Salida especial contada como trabajada, fuera de horario asignado.
LIBRE: Día sin horario, marcaciones o salidas especiales asignadas.
J.FEST.N: Jornada en día festivo (trabajo cuenta como horas normales.
S.J.N.T: Tiempo de salida justificada contada como no trabajo.
J.NORMAL: Horario asignado en turno normal.
J.FLEX: Horario asignado en turno flexible.
S.T.H: Salida especial contada como trabajo sólo en horario, con horario asignado.
VACACIÓN: Salida especial tipo "Vacaciones".
S.N.T: Salida especial contada como no trabajo, con horario asignado.
LIC.MED: Día con licencia médica asignada.
D.FEST: Festivo asignado en el día (no trabaja).
J.FEST.E: Jornada en día festivo (trabajo cuenta como horas extra
(*): Marcación automática.
Pueden ver más información sobre los reportes en nuestro Webinar ingresando a continuación:
Webinar - Sácale provecho a la Reportería
Gestión Documental
Adicionalmente, el sistema viene con Gestión Documental, un módulo que permite administrar los documentos de los empleados digitalmente, usando la firma electrónica simple para firmarlos. Este módulo está activo para cumplir con lo que pide la Dirección del Trabajo sobre Anexos, Pactos, Notificaciones y Solicitudes.
Subir documentos
Debemos ir a Gestión Documental > Documentos y apretamos el botón +. Nuestro sistema ofrece 3 maneras de ingresar la documentación: Documentos en blanco, desde una plantilla, o subiendo un documento en PDF.
Para mantener la simplicidad de esta guía, explicaremos de manera general.
Al seleccionar cualquiera de las opciones, debemos que escribir el nombre que tendrá este documento y el tipo de documento que será. En el caso de los PDFs, el nombre será el mismo que el del archivo. En la siguiente pestaña ingresamos el o los trabajadores asociados y empezamos la configuración.
Los documentos generalmente tienen un proceso de firma. Este proceso se selecciona al momento de subirlo, donde básicamente elegimos si el documento será validado antes del proceso de firma, y quién será el primero en firmar. En el caso de los Contratos y Anexos, debemos elegir si el contrato será a plazo fijo o indefinido. Si es el primero, debemos seleccionar la fecha de vencimiento. Por último, seleccionamos quién de los usuarios va a firmar y vamos a la confección.
Acá ingresamos la información del documento. En el caso de las plantillas, mostrará lo que fue guardado con anterioridad junto con los nuevos datos de los campos dinámicos. Para los PDFs, este paso se omite.
Se pueden presentar los siguientes casos para el proceso de firma:
- Si se eligió que sea Validado, los usuarios pueden entrar y leer el documento con el formato final que tendrá. Esto es para asegurarnos de que el documento no le falte nada.
- Cuando le toque a la contraparte (usuario) firmar, recibirá una notificación a su correo indicando que hay un documento pendiente. No se puede pasar a la siguiente etapa hasta que todos los usuarios firmen, si es más de uno.
- Cuando le toque al trabajador, este recibirá una notificación a su correo, y debe realizar la firma desde el Portal del Trabajador.
- Cuando firman todas las partes, termina el proceso y el documento queda válido hasta que se finiquite el trabajador.
- Existirá ocasiones en la que el documento se pueda subir un documento sin proceso de firma. Al terminar la confección simplemente quedará válido de inmediato.
- La única instancia en que se pueda eliminar un documento será cuando el proceso de firma no se haya completado, o si el documento es un PDF sin proceso.