Creemos nuestro primer horario y turno
Hasta ahora, tenemos una configuración básica, muy sensilla, para que los trabajadores empiecen a marcar. Sin embargo, esto no es suficiente para controlar la asistencia de los trabajadores eficientemente. Para esto, se debe crear un horario, asignar ese horario a un turno, y luego asignar dicho turno al trabajador correspondiente. Procederemos a explicar el procedimiento, pero si quieres algo más especializado, recomendamos ver nuestros webinars y base de conocimiento de esto específicamente de esto.
Horario
Los horarios le permiten al sistema saber a qué hora empieza y termina la jornada diaria del trabajador. Para crearlos, tenemos que ingresar la hora de entrada, de salida, y de descanso (en el caso de que tenga descanso). Adicionalmente, tenemos que indicarle al sistema desde y hasta qué hora un trabajador puede marcar y que las marcaciones se consideren como válidas. Esto se hace con los umbrales. Para más detalle, puedes apretar acá.
Con esto, vamos a Control de Asistencia > Horarios y Turnos y vamos al botón +.
En la siguiente pestaña ingresamos la información general. Debemos ingresar un nombre, seleccionar un color y configurar nuestro horario con:
- Descanso: Si va a haber descanso o colación en ese horario
- Descanso automático: Si la opción anterior está activa, le permite al sistema asignar la hora de entrada y salida a la colación automáticamente si el trabajador no marca
- Horario de 2 días: Se refiere a horarios que pasan la media noche, que empiezan en un día y terminan en el otro incluso si es solo el umbral. Se usa más que todo para jornadas nocturnas o que terminan muy tarde en la madrugada
Luego de esto, asignamos las horas. Usemos este caso hipotético, si la jornada es de 8:30 a 18:30, se recomienda que el umbral de entrada empiece al menos 15 minutos antes (8:15) y que el umbral de la salida termine 15 minutos después (18:45) como mínimo. Ingresamos los minutos de descanso, luego, ingresamos el umbral de descanso. Este umbral debe ser mayor a los minutos de descanso ingresados. Por ejemplo, si el descanso es de 60 minutos, se recomienda que el umbral de descanso dure hora y media para que sus trabajadores marquen cómodamente.
Hecho esto, le damos a continuar y se guardará el horario. Acá tenemos una cápsula con el procedimiento acá.
Turnos
Ahora que tenemos nuestro horario, es hora de indicarle al sistema qué días es que se trabajarán dichos horarios. Esto lo hacemos creando turnos. Un turno puede ser diario, semanal o mensual, pero, a menos de que sea un turno que varía todos los días, usualmente usarán uno semanal o diario.
Para crear turnos, deben ir a Control de Asistencia > Horarios y Turnos y vamos a la pestaña de Turnos. Aquí vamos al botón + y seleccionamos Turnos en Base a Horarios.
En la siguiente pantalla, al igual que con los horarios, tenemos que llenar la información general, que incluye el nombre y los datos configurables a continuación:
- Código: Este código es único del turno. El sistema te indicará si está repetido o no. Este código se usa para cargas masivas (Más información aquí).
- Periodo: Se refiere al tipo de turno que van a usar, correspondiente a diario (1 día), semanal (1 semana), y mensual (1 mes). Muchos de los turnos en nuestra plataforma son usualmente semanal.
- Extensión: Se refiere a cuántos periodos necesitan para asignar horarios. Si es un turno 4x4, por ejemplo, son 4 días de trabajo más 4 días de descanso para un total de 8. Necesitarían un turno de Periodo diario, extensión 8. Si el turno es una semana de día y otra de noche, son 2 semanas, por ende necesitarían un turno de Periodo semanal, extensión 2.
- Trabaja en días festivos: Define cómo este turno va a interactuar con los festivos: Si los contará como que no trabajan en festivos, si se hará tiempo extra u horas normales.
- Descripción: Detalle del turno. No es obligatorio
En la siguiente pestaña hacemos la asignación de los horarios. Esta se hace bastante fácil. Seleccionamos el día en la pantalla. Si varios días tienen el mismo horario, puede seleccionar todos los que corresponda. Luego, vamos a Asignar horario, y en la nueva pestaña seleccionamos el horario que corresponda. Repetimos el mismo proceso hasta que todos los días laborales estén llenos. Los días libres se dejan sin asignación.
Por último, y al darle Continuar, veremos una pestaña con la información asignada. Veremos los horarios del turno, a qué día están asignados, y de qué hora a qué hora son las horas de entrada y salida. Si todo está orden, le damos a Finalizar.
Si quieres ver el proceso en una cómoda cápsula, te dejamos el link aquí.
Asignación de Turnos
Haciendo todo esto no es suficiente para poder controlar la asistencia. Tienes que indicarle al sistema cuál turno es el que va a tener. Para eso, vamos a Control de Asistencia > Horarios y Turnos, y seleccionaremos la pestaña de Asignar a Trabajadores.
Notaremos que está el listado de trabajadores. Seleccionamos al que queremos asignarle el turno y veremos la información de dicho trabajador a la derecha
Al darle a Ver y Asignar Turno entraremos en la pantalla de asignación. El proceso es bastante sencillo. Vamos al botón de Asignar Turno +, y a la derecha veremos la pestaña de asignación
Debemos ingresar lo siguiente:
- Duración: Tiempo que estará este turno asignado al trabajador. Puede ser por 1 día, 1 semana, 1 año o indefinidamente.
- Fecha de inicio y de término: Fechas en que empieza y termina esa duración. Si no seleccionaron la opción Personalizado en la opción anterior, entonces la fecha de término se ajusta automáticamente cuando ingresan la fecha de inicio.
- Solicitante: Quién fue el que solicitó la asignación de dicho turno. Generalmente es el Empleador
- Comentario: Descripción de la asignación. Campo opcional
Al darle siguiente, estará el listado disponible de turnos. Seleccionamos el correspondiente y finalizamos el proceso.
Si quieres ver el video del proceso, puedes apretar acá.
Información referencial
A continuación, tenemos 2 webinars que te pueden interesar para ver todo este proceso con detalle.
Webinar - Convierte en experto en horarios y turnos. Sesión 1
Webinar - Convierte en experto en horarios y turnos. Sesión 2
Continúa con la configuración con la Parte 5: Salidas Especiales y Asignación
Si ya viste esto, puedes ver la:
Parte 1: Cuenta e inicio de sesión